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Zum 115. Geburtstag begrüßte Harley Davidson 150.000 Besucher

Als Harley Davidson im Jahr 2018 seinen 115. Geburtstag feierte, strömten über 60.000 Motorräder und 150.000 Besucher auf das Prager Messegelände. Abfertigung aller Fahrscheine für eine solche Masse von Bikern
war eine große Herausforderung für die Organisatoren, die durch die von System4u implementierte Samsung Knox Mobile Apps und Mobile Device Management Technologie unterstützt wurde.

Harley Davidson und MDMHarley Davidson EMM

Dem Ereignis gingen 2 Jahre der Vorbereitung voraus

Die Hauptorganisatoren Jaroslav Vavřina, Michal Šesták und Martin Cieslar hatten bereits viel Erfahrung mit Veranstaltungen für Motorradfahrer, da sie seit 2013 jährlich die Prague Harley Days organisieren. Dieses Ereignis entsprach jedoch nicht dem, was sie bei 115 erwartet hatten. Geburtstag der Marke, gab es keinen Vergleich.

“Bei den Prague Harley Days konnten wir die Besucher manuell einchecken – die Biker zogen ein Papierticket, wir kontrollierten es und ließen sie auf das Gelände. Aber wir wussten, dass zu den Jubiläumsfeiern viel mehr Menschen kommen würden, bei denen ein ähnlicher Ansatz nicht funktionieren kann.”

“Es kann einige Minuten dauern, bis ein Biker parkt, den Motor abstellt, ein Papierticket in seiner Lederjacke findet, seine Freunde am Tor grüßt, den Motor startet und in die Gegend fährt. Wir rechneten damit, dass sich vor den Toren des Messegeländes eine solche Menschen- und Motorradschlange bilden würde, dass wir wahrscheinlich den Verkehr in Prag blockieren würden.”

Deshalb waren die Organisatoren bereits 2 Jahre vor dem Jubiläum auf der Suche nach Inspiration durch ähnliche Veranstaltungen im Ausland gereist. Schließlich beschloss man, den Ticketverkauf mit Hilfe der Mobiltechnologie zu lösen.

Die Lösung war ein QR-Code auf den Tickets

“Wir wollten, dass die Besucher am Tor nicht mehr absteigen müssen. Sie mussten sich nur ein Besucherarmband besorgen, um sich schnell zu legitimieren und weiterzuziehen. Deshalb haben wir uns entschlossen, die Tickets mit einem QR-Code zu versehen, den der Betreiber mit einem Mobiltelefon liest, dem Biker sofort ein Besucherarmband anlegt und ihn in das Gebiet einlässt.”

Die Zielgruppe von Harley Davidson sind Männer ab 50 Jahren. Cieslar und Šesták rechneten also damit, dass die Partygänger schon im Vorfeld auf diesen technologischen Wandel vorbereitet werden müssen. Daher wurde rechtzeitig ein E-Shop mit Eintrittskarten eingerichtet, ein Informationsblatt für die Besucher verfasst und eine Reihe von E-Mails verschickt, in denen die Funktionsweise des elektronischen Check-in erläutert wurde.

“Uns war klar, dass nicht alle Radfahrer ein Smartphone haben, um das Ticket einfach auf dem Display zu zeigen. Wir haben damit gerechnet, dass jemand ein Telefon vorzeigt und jemand anderes ein ausgedrucktes Ticket. In beiden Fällen sollte der QR-Code-Check-in jedoch schneller sein als die manuelle Überprüfung jedes einzelnen Tickets.”

Zwei Apps und Telefone von Samsung

Um den Motorradfahrern den größten Anreiz zu geben, mit einem elektronischen Ticket auf ihrem Smartphone zur Veranstaltung zu kommen, entwickelte Harley Davidson in Zusammenarbeit mit Juicymo eine mobile App, die die Besucher kostenlos herunterladen konnten. In dieser App konnten sie ihr Ticket hochladen, das Veranstaltungsprogramm, eine Karte des Veranstaltungsortes oder Tipps für Motorradtouren in der Umgebung finden. Gleichzeitig wurde eine zweite mobile App entwickelt, die den Veranstaltern hilft, den QR-Code auf den Tickets zu überprüfen.

Es war auch notwendig, die Organisatoren mit Mobiltelefonen auszustatten. Samsung hat es sich zur Aufgabe gemacht, Harley Davidson 100 Smartphones zu leihen. Ihre Verwaltung wurde dann von System4u übernommen – dem einzigen zertifizierten Partner von Samsung Knox, einem System zur Massenverwaltung von Mobiltelefonen, in der Tschechischen Republik.

“Durch den Einsatz von Samsung Knox mussten wir die Telefone nicht einmal sehen. Samsung schickte uns einfach die IMEI-Codes der Geräte und wir richteten sie aus der Ferne ein. Nach dem Einschalten des Telefons wurde den Organisatoren das Harley-Davidson-Logo mit dem Schriftzug zum 115-jährigen Jubiläum angezeigt. Wir richteten für sie ein Hintergrundbild zum Thema Motorrad sowie eine mobile App für den Check-in ein, die wir regelmäßig per Fernzugriff aktualisierten. Die Organisatoren brauchten also nur ihre Telefone einzuschalten und schon war alles bereit. Petra Holubcová, Marketingleiterin von System4u

Bequeme Verwaltung aller Telefone

Das Samsung Knox-Handyverwaltungssystem war auch für Cieslar und Šesták von großem Nutzen. Die beiden Organisatoren konnten über eine einfache Konsole genau sehen, wo jeder Organisator stand oder wie viel los war, so dass sie ihre Leute entsprechend positionieren konnten, um Warteschlangen zu vermeiden.

Für die vielbeschäftigten Organisatoren haben wir eine Powerbank mitgebracht, damit ihre Telefone nicht ausgehen. Wir konnten an einem Ort stehen und alle unsere Leute in der ganzen Gegend im Auge behalten. 60 Veranstalter waren direkt am Messegelände, weitere hatten wir an den OMV Tankstellen und noch ein paar am Flughafen. Wir haben es geschafft, die Leute so zu koordinieren, dass es nirgendwo Schlangen gab und die Motorradfahrer in den Momenten des größten Andrangs höchstens ein paar Minuten gewartet haben.”

Darüber hinaus stellte System4u kurz vor dem offiziellen Beginn der Veranstaltung seine Reaktionsfähigkeit beim Kundensupport unter Beweis.

“Am Freitagabend entdeckten wir, dass die Ticket-App von einigen unserer Telefone verschwunden war und die Hardware der Geräte beschädigt wurde – die Sicherheitsschutzchips für das Samsung Knox-System waren beschädigt. Zum Glück hatten wir Ersatztelefone und die Jungs von System4 haben in der Nacht daran gearbeitet, so dass am Samstagmorgen alles wieder funktionierte.”

Die mobile Technologie wird bei der nächsten Veranstaltung wieder dabei sein, sie ist die perfekte Lösung für Großveranstaltungen

“Ich muss sagen, dass die Lösung unsere Erwartungen zu 100 % erfüllt hat. Wenn ich mir vorstelle, dass wir alle Besucher manuell einchecken müssten, würden wir das wahrscheinlich nicht einmal in den 4 Tagen der Veranstaltung schaffen. Auf diese Weise haben wir es mit Leichtigkeit geschafft, die längsten Warteschlangen waren wirklich nur ein paar Minuten lang. Für die nächste Veranstaltung werden wir die gleichen Apps, die gleichen Telefone und das gleiche System verwenden. Wir planen nur geringfügige technische Änderungen an der Anwendung, nichts Großes”.

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Alena Valeckova

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